Vorbereitung der Auslagerung des Rechenzentrumsbetriebs an einen Service Provider
Ausgangslage: Betrieb von rund 750 technischen Services an fünf Standorten unter Verantwortung des Kunden, jedoch nicht in dessen Eigentum.
Problem: Gesetzliche Anforderungen machen die Konsolidierung von Hardware und Services in drei neuen, kundeneigenen Gebäuden erforderlich; bestehende vertragliche Vereinbarungen verlangen die Verlagerung bis 2031.
Bedarf: Die zukünftigen Rechenzentrumsleistungen sollen im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens an einen Service Provider ausgelagert werden. Dafür wird eine belastbare Ausschreibungsgrundlage benötigt – einschließlich Vorgaben zu Governance, Betriebsmodell, SLA-Vereinbarungen sowie Leistungs- und Vergütungsmodell.
Klärung der Ausgangssituation, der rechtlichen und vertraglichen Rahmenbedingungen sowie der Outsourcing-Ziele und Ableitung eines Zielbilds als Leitlinie für die Ausschreibung
Definition von Verantwortlichkeiten zwischen Kunde und Service Provider, einschließlich klarer Trennung von Build- und Run-Verantwortung als Basis für überprüfbare Anforderungen
Modellierung der Kernprozesse (z.B. Incident, Problem etc.) sowie des Rollenmodells mit konsistenter Terminologie und klaren Zuständigkeiten
Aufbau eines messbaren SLA- und Reporting-Setups, ergänzt um Anforderungen für Transition-In/Out zur Absicherung des Übergangs
Entwicklung des Preis- und Vergütungssystems, einschließlich Preislisten, um vergleichbare Angebote zu ermöglichen und Zusatzrisiken zu minimieren
Ausschreibungsreife Leistungsbeschreibung mit ca. 190 Seiten als belastbare Grundlage für die Vergabe des künftigen Rechenzentrumsbetriebs inkl. Preisblatt und Vergütungsmodell zur Vergleichbarkeit der Dienstleister
Verantwortlichkeits- und Schnittstellenmodell zur klaren Abgrenzung von Dienstleisterpflichten und kundenseitigen Mitwirkungsleistungen
Betriebsmodell inkl. Build-/Run-Abgrenzung zur Reduzierung von Konflikten an Übergabe- und Betriebsschnittstellen
Transition-In-/Out-Regelungen zur Absicherung des Übergangs, Vermeidung von Lock-in-Effekten und Reduzierung operativer Risiken
Entscheidungsgrundlage für den Vergabeprozess mit offenen Grundsatzentscheidungen, Stakeholder-Abstimmungen und kritischem Pfad
Der Ansatz richtet sich an Unternehmen, die IT-Betriebsleistungen erstmalig oder nach einer wesentlichen Veränderung der Anforderungen an einen externen Service Provider auslagern. Relevant ist er insbesondere dann, wenn gesetzliche oder vertragliche Fristen Handlungsdruck erzeugen, die Verantwortlichkeiten zwischen Auftraggeber und Dienstleister noch nicht klar abgegrenzt sind und eine belastbare Ausschreibungsgrundlage fehlt, die vergleichbare Angebote und stabile Betriebsübergänge sicherstellt.
